Gmail 받은편지함 정리를 위한 14가지 팁

이메일 관리는 시간이 나면 항상 하려고 계획하는 작업 중 하나로 보이지만 실제로는 완료되지 않습니다. 점점 더 많은 이메일이 받은편지함에 계속해서 넘쳐나고 있어 원하는 내용을 찾기가 어렵고 시간도 많이 걸립니다. 실제로 올바른 이메일을 읽는 것보다 검색하는 데 더 많은 시간을 소비할 수 있습니다.

이메일 관리를 더 쉽게 하기 위해 라벨, 필터 등 여러 가지 유용한 기능이 있는 Gmail을 사용하는 경우에도 마찬가지입니다. 그러나 Gmail 받은편지함을 정리하는 것은 생각보다 훨씬 쉬우며 더 나은 시간 관리, 향상된 생산성, 향상된 커뮤니케이션과 같은 여러 가지 이점을 제공한다는 점을 알려드리고자 합니다.

그리고 이러한 이점은 받은 편지함의 과부하로 인한 스트레스를 완화하는 데 도움이 될 수 있습니다. 이 게시물에서 공유한 팁을 따르기만 하면 곧 마음의 평화와 함께 더 깨끗하고 사용하기 쉬운 Gmail 받은 편지함을 갖게 될 것입니다.

받은 편지함 보기 사용자 정의

Gmail을 사용하면 받은편지함을 다양한 방법으로 맞춤설정할 수 있습니다. 예를 들어 이메일 메시지가 표시되는 방식을 선택할 수 있습니다.

기어 아이콘을 클릭하여 설정 패널을 엽니다.
기본, 일반 보기, 컴팩트 보기 중에서 선택하세요. 기본 옵션은 제목 아래에 보낸 사람의 이름과 첨부 파일 유형을 표시합니다. 이 보기를 사용하면 받은 편지함에서 직접 첨부 파일을 열 수 있습니다.

편안함 옵션을 사용하면 종이 클립 아이콘을 통해 첨부 파일이 있음을 알 수 있지만 첨부 파일을 직접 열 수는 없습니다. 마지막으로 압축 옵션을 사용하면 화면에서 더 많은 이메일 메시지를 볼 수 있습니다.

스팸 버튼을 사용하세요

인공 지능의 도움으로 Gmail은 어떤 이메일이 원치 않는지 스팸인지 자동으로 판단하여 해당 이메일이 받은편지함으로 들어가지 않도록 합니다. 하지만 때로는 스팸 메일이 여전히 받은 편지함에 도달하여 혼란을 야기하고 필요한 정보를 찾는 데 방해가 될 수 있습니다.

Gmail이 해당 이메일을 스팸으로 인식하지 못하는 경우 이런 일이 발생할 수 있습니다. 이 경우 해결책은 제공된 버튼을 사용하여 해당 이메일을 스팸으로 표시하는 것입니다.

스팸으로 표시하려는 이메일 옆의 확인란을 클릭하여 메시지를 선택하세요.

그러면 상단에 몇 개의 버튼이 표시됩니다. 이메일을 스팸으로 표시하려면 원 안에 느낌표로 나타나는 버튼을 클릭하세요.

이제 Gmail은 발신자의 모든 유사한 이메일을 자동으로 스팸 폴더로 보내 귀하의 받은편지함을 깔끔하게 유지하는 데 도움을 줍니다. 또는 이메일이 유용하다고 생각하지만 Gmail에서 스팸으로 표시한 경우 스팸이 아니라고 알릴 수도 있습니다.

필터를 활용하세요

이메일이 많다는 것은 수동으로 이메일을 모두 분류하고 어떤 이메일이 유용한지 결정하는 것이 불가능하다는 것을 의미합니다. 다행히도 필터를 사용하면 그럴 필요가 없습니다. 특정 카테고리에 어떤 이메일을 원하는지 필터를 만들어 Gmail에 알릴 수 있습니다.

필터를 만들려면 Gmail 설정으로 이동하여 ‘필터 및 차단된 주소’ 탭을 클릭하세요.

다음으로 ‘새 필터 만들기’를 클릭하세요.

Gmail을 사용하면 해당 필터의 기능을 선택할 수 있습니다. 특정 사람이 보낸 이메일이나 특정 단어, 이메일 크기, 첨부 파일 포함 여부 등을 선택할 수 있습니다. 받은 편지함에 가지 않고도 이메일을 아카이브로 직접 보내거나 자동으로 이메일을 읽음으로 표시할 수 있습니다.

이메일에 대해 다양한 필터를 만들어 관련 이메일만 받은 편지함에 들어가도록 하여 필요할 때 시간 낭비 없이 쉽게 볼 수 있습니다.

사용하지 않는 탭 제거

기본적으로 Gmail은 이메일을 분류하는 5개의 탭을 제공합니다. 여기에는 기본, 소셜, 포럼, 업데이트 및 프로모션 탭이 포함됩니다. Gmail은 다양한 이메일을 적합한 탭 아래에 자동으로 배치하여 뉴스레터, 프로모션 이메일 등으로 인한 혼란을 줄이는 데 도움을 줍니다.

그러나 모든 사람에게 5개의 탭이 모두 필요한 것은 아니며, 이 경우 추가 탭이 복잡해지기만 할 수 있습니다. 이러한 상황에서는 Gmail 설정으로 이동하여 사용하지 않는 탭을 비활성화할 수 있습니다.

설정 페이지에서 ‘라벨’ 탭을 클릭하고 ‘카테고리’ 섹션까지 아래로 스크롤합니다.
여기에서 해당 버튼을 클릭하여 요구 사항에 따라 카테고리 탭을 표시하거나 숨기도록 선택할 수 있습니다.

탭 수가 적으면 이메일을 더 자주 확인할 수 있으므로 필요하지 않은 탭을 삭제할 수도 있습니다.

이메일 보관

더 이상 상호작용하지 않는 이메일을 삭제하는 데는 두 가지 옵션이 있습니다. 첫 번째는 해당 항목을 삭제하는 것입니다. 그러면 해당 항목이 30일 후에 영구적으로 제거되는 ‘휴지통’ 폴더로 이동됩니다. 두 번째 옵션은 해당 항목을 보관하여 ‘Archive’ 폴더로 이동하는 것입니다.

이메일을 보관한다는 것은 해당 이메일이 받은 편지함에서는 제거되지만 삭제되지는 않음을 의미합니다. 필요한 경우 계속 검색할 수 있으며 ‘전체 메일’ 탭에서 찾을 수 있습니다. 보관처리를 사용하면 현재 사용하지 않는 이메일을 받은편지함을 복잡하게 만들지 않고 저장할 수 있습니다.

이메일을 보관하려면 이메일 위로 마우스를 가져가면 오른쪽에 보관 버튼이 표시됩니다. 그것을 클릭하면 보관됩니다.

또는 오른쪽 상단에 있는 세 개의 점을 클릭하면 이메일을 정리할 수 있는 다양한 옵션이 표시됩니다.

Gmail 받은편지함에 있는 모든 이메일 메시지를 보관하려면 ‘표시되는 모든 항목 보관’을 클릭하세요.

특정 발신자의 이메일을 선택하고 대량으로 보관하여 받은 편지함의 공간을 빠르게 확보할 수도 있습니다.

데스크톱 알림 활성화

필요한 조치를 즉시 취할 수 있도록 이메일이 오는 대로 추적하고 싶으십니까? 그렇다면 Gmail 데스크톱 알림을 켜는 것을 고려해 보세요. 이 기능을 사용하면 받은편지함에 이메일이 도착할 때마다 이를 알 수 있어 이메일을 실시간으로 관리할 수 있습니다.

데스크톱 알림을 활성화하려면 Gmail 설정 페이지를 열고 ‘일반’ 탭에서 ‘데스크톱 알림’ 옵션까지 아래로 스크롤하세요.

여기에서 모든 이메일에 대한 알림을 켜거나 중요한 이메일에 대해서만 알림을 켜도록 선택할 수 있습니다. 여기에서 이메일 알림 소리를 사용자 정의할 수도 있습니다. 완료되면 아래로 스크롤하여 변경 사항을 저장합니다.

Gmail의 데스크톱 알림을 최대한 활용하려면 브라우저 알림이 꺼져 있는 경우 브라우저 알림도 켜야 합니다. 이 기능을 활성화하면 이메일이 받은 편지함에 도착하는 즉시 읽기, 삭제, 보관 또는 응답할 수 있습니다.

이메일 대화 음소거

당신은 반드시 당신과 관련되지 않은 이메일 대화나 현재 별로 중요하지 않다고 생각하는 대화에 자주 참여하게 될 수 있습니다. 언제든지 나갈 수 있지만 또 다른 옵션은 대화 스레드를 음소거하여 업데이트가 지속적으로 나타나서 주의가 산만해지는 것을 방지하는 것입니다.

대화를 음소거하면 새 메시지가 표시되지 않지만 메시지는 계속 전달됩니다. 아카이브에서 찾을 수 있습니다. 즉, 원할 경우 언제든지 나중에 확인하거나 필요할 때 특정 이메일을 검색할 수 있습니다.

대화 스레드를 음소거하려면 음소거하려는 이메일 스레드 왼쪽의 확인란을 클릭하여 선택한 다음 상단에 있는 세 개의 점을 클릭하세요.

나타나는 드롭다운 메뉴에는 음소거 옵션이 포함되어 있습니다. 대화를 음소거하려면 클릭하세요.

대화의 새 메시지는 받은 편지함에 표시되지 않고 대신 보관함으로 직접 전송됩니다. is:muted검색창에 입력하여 음소거된 메시지를 쉽게 찾을 수 있습니다 .

중요 이메일에 별표 표시

Gmail은 자체적으로 어떤 이메일이 사용자에게 중요할지 판단하고 해당 이메일 옆에 노란색 ‘중요도 표시’를 추가하는 작업을 매우 잘 수행합니다. 그러나 여전히 올바르게 수행하지 못하는 경우가 있습니다. 다행히도 어떤 이메일에 별표를 표시하여 중요한 이메일인지 알릴 수 있습니다.

Gmail은 전체 이메일 스레드에 중요도 표시를 추가하지만 스레드의 개별 이메일에는 별표를 추가할 수 있습니다. 그렇게 하면 특정 이메일을 더 빠르고 최소한의 번거로움으로 검색하는 데 도움이 됩니다.

별표를 추가하려면 Gmail 받은 편지함의 이메일 옆에 있는 별표 아이콘을 클릭하세요.

이메일 스레드를 완료한 후 별표 아이콘을 다시 클릭하여 별표를 제거할 수 있습니다.

계속해서 별표를 추가하고 제거하면 Gmail에서 어떤 메시지가 중요한지 더 잘 감지할 수 있습니다. 받은편지함 왼쪽 패널에 있는 ‘별표’ 옵션에서 별표 표시된 모든 이메일에 액세스할 수 있습니다.

라벨을 사용하여 이메일 정리

Gmail은 라벨을 사용하여 이메일을 받은편지함, 휴지통, 임시보관함 등 다양한 카테고리로 구분합니다. 자신만의 라벨을 만들 수도 있고, 이메일 메시지에 라벨을 두 개 이상 추가할 수도 있습니다. 라벨은 태그처럼 작동하므로 올바른 메시지를 쉽게 찾을 수 있으며 하위 폴더처럼 라벨을 중첩할 수도 있습니다.

라벨의 길이는 225자이며 가시성을 높이기 위해 색상으로 구분할 수 있습니다. 또한 이메일 도착 시 자동으로 라벨을 추가하도록 Gmail을 설정할 수 있습니다.

라벨을 만들려면 Gmail 받은편지함 왼쪽에서 ‘라벨’ 섹션이 나올 때까지 아래로 스크롤하세요. 새 라벨을 만들려면 ‘+’ 아이콘을 클릭하세요.

표시되는 상자에서 라벨 이름을 선택하고 기존 라벨 아래에 중첩할지 여부를 선택할 수 있습니다. 라벨을 생성하려면 ‘만들기’ 버튼을 클릭하세요.

라벨을 사용하면 Gmail 받은편지함을 정리하기가 더 쉬워지지만 전략적으로 사용해야 합니다. 수많은 라벨을 만들 수 있지만 라벨이 너무 많으면 동일한 문제가 발생하므로 올바른 균형이 중요합니다. 또는 쉽게 액세스할 수 있도록 라벨을 탭으로 추가하는 데 도움이 되는 타사 애플리케이션을 사용할 수 있습니다.

여러 개의 받은 편지함을 사용해 보세요

Gmail에는 통합 받은 편지함을 통해 여러 Gmail 계정을 관리할 수 있는 다중 받은 편지함이라는 기능이 있습니다. 만들 수 있는 Gmail 계정 수에는 제한이 없으므로 집과 직장에 별도의 계정을 갖고 여러 받은 편지함을 통해 관리할 수 있습니다.

여러 받은편지함을 활성화하려면 Gmail을 열고 톱니바퀴 아이콘을 클릭하여 설정에 액세스하세요.
‘받은 편지함 유형’ 섹션까지 아래로 스크롤한 후 ‘여러 받은 편지함’ 옵션을 클릭하세요. 이 기능을 활성화하면 주제, 유형, 보낸 사람 등과 같은 다양한 이메일 카테고리에 대한 여러 창을 만들 수 있습니다.

또한 다른 메일함에 표시할 특정 이메일을 선택하고 우선순위에 따라 각 섹션을 구성할 수도 있습니다. 여러 받은 편지함 기능은 다양한 이메일 범주를 더 명확하게 표시하여 더 빠른 사용자 경험을 제공하는 데 도움이 됩니다.

Gmail에서 넛지 활성화

스팸 이메일을 많이 받는다면 스팸을 피하기 위해 몇 가지 중요한 이메일을 놓쳤을 가능성이 있습니다. Gmail의 Nudge 기능은 주의가 필요한 중요한 이메일 메시지를 상기시켜줌으로써 이러한 경우에 도움이 될 수 있습니다. 이는 귀하 또는 상대방의 응답이 필요한 이메일을 받은 편지함 상단으로 가져오는 알고리즘에 따라 실행됩니다.

응답이나 후속 이메일 전송에 대한 알림이 필요한 경우 이 기능은 매우 유용할 수 있습니다.

넛지를 활성화하려면 Gmail 설정으로 이동하여 ‘일반’ 탭에서 ‘넛지’ 섹션이 나올 때까지 아래로 스크롤하세요.
응답과 후속 제안이 필요한 이메일 모두에 대해 넛지를 활성화하려면 확인란을 클릭하세요.

Nudges를 켜면 Gmail은 응답이 필요한 이메일을 받은편지함 상단에 자동으로 가져옵니다. 응답하는 것을 잊었을 수 있는 이메일과 후속 이메일을 보내야 하는 이메일을 제안합니다. 따라서 이메일 메시지를 받은편지함에 쌓아두는 대신 필요에 따라 신속하게 처리할 수 있습니다.

Gmail에서 해시태그 사용

위에서 설명한 대로 라벨을 만들어 이메일 메시지를 쉽게 정리하고 관리할 수 있습니다. 그러나 한 단계 더 나아가고 싶다면 이메일을 작성할 때 해시태그를 사용한 다음 이를 사용하여 받은 편지함에서 특정 이메일을 쉽게 검색할 수도 있습니다.

예를 들어, 프로젝트와 관련하여 고객에게 이메일을 보낼 수 있으며 메시지 끝에 #follow-up, #project-details, #name-of-the-project 등의 해시태그를 사용할 수 있습니다.

이제 이 주제로 제한된 이메일을 검색하려면 검색 상자에서 해당 해시태그만 검색하면 됩니다.

검색 상자에 해시태그를 입력하면 해당 해시태그가 포함된 모든 이메일 메시지가 검색 결과에 나타납니다. 더 이상 필요한 이메일을 찾기 위해 수많은 이메일을 수동으로 분류할 필요가 없습니다.

여러 개의 Gmail 별칭 만들기

‘+’ 기호와 다양한 숫자 및 단어 조합을 사용하여 Gmail에서 여러 버전의 이메일 주소를 만들 수 있습니다. 이렇게 하면 다양한 발신자의 이메일을 필터링하여 받은편지함을 깔끔하게 정리할 수 있습니다. 가입할 때 고유한 별칭을 생성했는지 확인하세요.

이메일 주소에 ‘+any.alias’를 추가하면 이메일이 받은편지함에 도달할 수 있습니다. 예를 들어 이메일이 johndoe@gmail.com인 경우 johndoe+friends@gmail.com 또는 johndoe+work@gmail.com과 같은 다양한 버전을 만들 수 있습니다.

그리고 간단하게 이메일을 필터링하고 정크 메일에서 중요한 메시지를 분류할 수 있습니다. ‘+’ 기호가 포함된 특정 이메일 주소를 가까운 연락처와 같은 사람들과 공유하여 해당 메시지가 자동분류함에 도달하도록 할 수 있습니다.

이메일 별칭을 설명이 필요 없도록 만들어 별칭을 만든 목적을 기억하는 것이 좋습니다. 이 팁은 각 별칭에 대해 특정 그룹을 만들 수 있으므로 계정에 연결된 구독과 같은 항목을 관리하는 데에도 유용합니다.

여기에서 공유한 팁을 사용하면 Gmail 받은편지함을 빠르고 쉽게 정리하여 이메일 관리가 쉬워집니다. 이들 중 거의 각각은 시도하고 구현하기 쉽고 단 몇 초 밖에 걸리지 않습니다. 휴대기기에서 Gmail을 사용할 때 이들 중 몇 가지를 시험해 볼 수도 있습니다.

Gmail 받은 편지함을 더 쉽게 정리할 수 있는 더 많은 옵션을 찾고 있다면 아래와 같이 확인해 볼 가치가 있는 여러 브라우저 확장 프로그램과 추가 기능이 있습니다.